Электронные таблицы «Эксель» считаются очень удобным инструментом для выполнения расчетов и представления различных табличных сведений. Но при организации рабочей документации иногда приходится показать информацию в формате «Ворд». Как перевести «Эксель» в «Ворд»? Часто возникает необходимость перевести не только саму информацию, но и вставить форматирование документов. Существуют разные способы.
Как вставить сведения из документа «Эксель» в «Ворд»?
- Необходимо открыть нужный табличный файл, выделить в нем ячейки, нажать команду «Копировать» или же
Для переноса таблицы в ворд можно воспользоваться горячими клавишами Ctrl+C и Ctrl+V
воспользоваться горячими клавишами «Ctrl+C». После чего открыть «Ворд» и перенести в него скопированный из «Эксель» фрагмент нажатием команды «Вставить» либо с помощью горячих клавиш «Ctrl+V». Тогда в полученном файле окажется нужное для представления таблицы число строк и столбцов. Представленный способ один из самых легких и удобных, но он не гарантирует сохранение исходного форматирования документа. Однако при дальнейшем редактировании такой таблицы могут возникнуть серьезные проблемы.
- Для того чтобы таблица в «Ворд» имела такой же вид, как созданная в «Эксель», необходимо вставить скопированную информацию в ранее подготовленную таблицу. Наиболее просто в таком случае воспользоваться редактором таблиц. Аналогично первому примеру копируется нужная информация, затем выделяется таблица, созданная в документе «Ворд», и выполняется команда «Вставить». Все копируемые значения должным образом разместятся в пустые клетки таблицы «Ворд». Для некорректно размещенных участков и их редактирования нужно использовать средства форматирования «Ворд».
Показанный пример один из лучших для подготовки рабочих документов, но не дает возможности управлять формулами, что существенно усложнит последующий пересчет.
Если есть необходимость перевести имеющийся график в виде файла JPEG, понадобится развернуть окно на весь экран и по максимуму увеличить график для лучшего вида. Нажатием клавиши «Print Screen» сохранить снимок изображения в формате JPEG, открыть на компьютере программу «Paint», вставить в нее снимок и сохранить «в формате JPEG». Открыть документ «Ворд» и на вкладке «Вставка», в группе «Иллюстрации» нажать «Рисунок». Выбрать сохраненный в «Paint» файл и нажать «Вставить».
Инструмент Слияние
Связка документов ворд и эксель при помощи мастера слияния поможет изменять содержимое всех документов одновременно
Эффективно связывать данные Excel с Word можно при помощи инструмента Слияние
Пример работы инструмента Слияние: имеется группа договоров, которые необходимо подписать, и каждый раз при подготовке нового договора в нем приходится менять некоторые части, такие как номер, фамилия, название компании, суммы. Для быстрого редактирования и замены данных используется инструмент Слияние, который находится в Word на вкладке Рассылки, в разделе Начать слияние. В этом разделе выбирается команда Пошаговый мастер слияния.
После выбора команды в правой части документа откроется специальное поле, в нем будет предложено пройти 6 шагов. Выбираем Письма, Текущий документ, Использование списка списка данных, который находится в файле Excel. Находим данный файл, щелкаем по нему два раза, и в окне Получатели слияния отобразятся все ячейки, захваченные на данном листе. В этом окне можно включить или отключить ячейки. При нажатии на ОК будет создана связь между Excel и Microsoft Word. После этого надо будет настроить те места, в которые будут вставляться ячейки из Excel. Для этого используется команда Вставить поле слияния, выбираются нужные пункты: ФИО, договор, окончание, сумма. После чего в выбранных пунктах договора происходит вставка данных из таблицы Excel. Этот метод упрощает и ускоряет рабочий процесс по созданию договоров.
В качестве заключения
На сегодняшний день существует несколько способов, как вставить, как перевести Excel в Word.
Возможно конвертировать информацию Excel в ее исходном формате или же преобразовать в соответствии с Word. Также Excel можно экспортировать в формате RTF, сохраняя размеры столбцов и строк. Информацию в Excel можно сохранить как рисунок, а потом импортировать в Word. Можно воспользоваться инструментом Слияние.