Доброго времени суток!
Сегодня решил рассмотреть достаточно обычную офисную (и не только…) задачу: допустим, есть несколько документов, к которым нужно открыть доступ всем пользователям, у кого есть заветная ссылка на них (т.е. чтобы они могли зайти со своего ПК/смартфона и подредактировать их).
Это может быть очень удобно для ведения какой-то отчетности, передачи небольших файлов, проверки и корректировки текстов, таблиц и т.д. В общем, там, где требуется чтобы с документом могли поочередно поработать сразу 2-3 чел. (по крайней мере).
Кстати, заранее предупрежу, что, выкладывая документы для общего редактирования — всегда есть риск, что кто-то по ошибке сделает что-то не то. Делайте копии!
Теперь, рассмотрим несколько вариантов решения вопроса.
Варианты решения
Способ 1
Если все ваши рабочие компьютеры (с которых нужно будет редактировать документ) находятся в одной локальной сети (например, подключены к одному роутеру) — то общий доступ к папке можно настроить прямо через проводник, кликнув ПКМ по каталогу…
В помощь!
Как настроить общую папку для локальной сети в Windows — инструкция
Общий доступ для всех!
Разумеется, это не всегда удобно, т.к. доступ к файлам нельзя получить по интернету (к тому же компьютер, на котором открыта папка, должен быть всегда включен…) Поэтому, на этом варианте я подробно останавливаться не буду…
Способ 2
Наверное, многие слышали о таком сервисе, как Google Drive. (Google-диск). Так вот, в его арсенале опций есть возможность любую из папок сделать общей — т.е. доступной для просмотра и редактирования документов в ней!
Как это делается:
- заводим свой диск на сервисе Google (регистрация простая, к тому же у многих уже есть аккаунт…),
- создаем папку (для этого нужно кликнуть ПКМ в любом свободном месте окна диска…). 👇,
Создать папку — Google Drive
После, щелкаем ПКМ по папке и выбираем в меню ‘Открыть доступ’.
Открыть доступ
Затем в настройках безопасности переводим в режим ‘Доступна пользователям, у кого есть ссылка’, тип доступа ‘Редактор’.
Далее скопируйте ссылку и скиньте ее всем, кому нужно будет работать с документами в этой папке. 👇,
Доступна всем, у кого есть ссылка (права: редактор)
Собственно, даже если у перешедшего по вашей ссылке нет аккаунта на Google Drive — он все равно сможет открывать документы и редактировать их (задача решена! ).
Заходим по ссылке и редактируем
Кстати, если вдруг так получиться, что документ одновременно откроют 2-3 чел. и начнут редактировать его — Google покажет вам это: кто и что редактирует, см. скрин ниже (синхронизация идет прямо в режиме онлайн).
Пользователи видят, кто и что редактирует…
Важно!
Не забывайте о резервных копиях. Когда мы открываем к папке общий доступ для всех по ссылке (даже если для 2-х чел.) — есть риск, что кто-то по ошибке (или по злому умыслу) может удалить (испортить).
Ну и, разумеется, не все документы следует размещать в открытом доступе…
По опыту: обычно, никому нет дела до обычных офисных документов (и многим даже по нужде скучно туда заходить…).
Способ 3
В этой заметке нельзя не отметить и др. аналогичные сервисы, например, Яндекс-диск и облако от Mail.ru.
На мой взгляд у них есть один небольшой недостаток: папки и документы нельзя сделать доступными для редактирования для тех, кто не зарегистрирован у них в сервисе (есть опция только просматривать).
В остальном всё очень удобно: также можно поделиться ссылкой и открыть общий доступ для конкретных e-mail адресов. См. пару скринов ниже. 👇,
Яндекс-диск — настроить общий доступ
Добавляем e-mail адреса нужных людей
У Mail.ru, кстати, в меню вынесен аж целый раздел ‘Общий файлы’ (в него попадают все файлы и папки, к которым вы открыли доступ). Но опций, конечно, несколько меньше, чем у Google Drive…
Облако от Mail.ru — общие папки